Die meisten Teams beginnen mit der Verwaltung ihrer Markenressourcen in Google Drive. Es ist bereits vorhanden, kostenlos und für den Anfang völlig ausreichend. Ein Ordner für Logos, ein Ordner für Farben und ein gemeinsames Dokument für die Markenrichtlinien. Ganz einfach.

Dann wächst das Team. Die Kundenzahl steigt. Lieferanten benötigen Werbematerialien. Neue Mitarbeiter kommen hinzu und finden das richtige Logo nicht. Jemand schickt die alte Version des Markenzeichens an eine Druckerei. Ein Kunde erhält Zugriff auf den falschen Ordner.

Dieser Leitfaden beschreibt, wie man Google Drive für die Verwaltung von Marken-Assets richtig einrichtet und erklärt, warum die meisten Teams letztendlich etwas benötigen, das speziell für diese Aufgabe entwickelt wurde.

Die richtige Ordnerstruktur für Markenressourcen in Google Drive

Wenn Sie Google Drive für Ihre Markenressourcen nutzen, ist eine klare Ordnerstruktur unerlässlich. Ohne ein durchgesetztes System geraten Ihre Markenressourcen innerhalb weniger Wochen nach dem Einstieg eines neuen Teammitglieds oder Kunden in Unordnung.

Eine gut organisierte Ordnerstruktur erfüllt zwei Zwecke: Sie macht deutlich, wo sich jede Datei befindet, sodass Teammitglieder nicht mehr fragen müssen, sondern direkt suchen können. Und sie signalisiert allen Zugriffsberechtigten, dass das System Regeln hat, die befolgt werden sollten.

Erstellen Sie innerhalb des übergeordneten Markenordners nummerierte Unterordner, damit diese unabhängig vom Betrachter einheitlich sortiert werden.

Logos

Dies ist der wichtigste Ordner in der Struktur und gerät ohne klare Regeln am ehesten in Unordnung. Erstellen Sie im Ordner „Logos“ Unterordner für jede Variante: Primäres Logo, Sekundäres Logo, Symbol und Favicon. Jeder Variantenordner sollte Unterordner für die folgenden Formate enthalten: SVG, PNG, JPG, Dunkle Versionen und Helle Versionen.

Ein Webdesigner benötigt eine SVG-Datei. Ein Social-Media-Manager benötigt eine PNG-Datei. Ein Händler, der Merchandise-Artikel herstellt, benötigt eine Vektordatei. Befinden sich alle Versionen in einem einzigen Ordner, laden Nutzer oft das falsche Format herunter, nur weil es das erste Ergebnis war. Ein praktischer Online-Viewer, wie beispielsweise ein PNG- oder SVG-Viewer, ermöglicht es Nutzern, das richtige Format vor dem Download in der Vorschau anzuzeigen.

Farben

Ein einzelnes, eindeutig benanntes Dokument, das alle Markenfarben mit Hex-Code, RGB-Wert, CMYK-Wert und Pantone-Referenz auflistet. Benennen Sie die Datei aussagekräftig: Markenfarben-2026.pdf. Eine PDF-Datei verhindert versehentliche Bearbeitung und lässt sich problemlos außerhalb von Google Drive teilen.

Manche Teams fügen außerdem eine kleine Farbpalettengrafik als JPG oder PNG hinzu, um einen schnellen visuellen Überblick zu ermöglichen, ohne ein Dokument öffnen zu müssen.

Typografie

Schriftdateien im OTF- oder TTF-Format für jede vom Unternehmen verwendete Schriftart sowie ein Referenzdokument mit Schriftpaarungen, Anwendungsregeln und Skalierung. Dieses Referenzdokument sollte alle Fragen von Designern und Marketingfachleuten beantworten, ohne dass weitere Rückfragen nötig sind.

Fügen Sie gegebenenfalls Lizenzhinweise hinzu. Die Verwendung einer Schriftart außerhalb ihrer Lizenz birgt ein rechtliches Risiko, das durch einen gut gepflegten Typografieordner vermieden werden kann.

Markenrichtlinien

Das Dokument mit den Markenrichtlinien liegt im PDF-Format vor. Fügen Sie das Datum in den Dateinamen ein, damit alle Teammitglieder immer wissen, welche Version aktuell ist. Wenn Sie die Richtlinien aktualisieren, laden Sie die neue Version hoch, benennen Sie die alte Version um und fügen Sie „Archiviert“ hinzu. Verschieben Sie die Datei anschließend in einen Unterordner „Archiv“.

Dadurch wird eine Verwechslungsgefahr vermieden, die durch mehrere gleichnamige Dokumente auf derselben Ordnerebene entstehen kann.

Vorlagen

Präsentationsvorlagen, Briefköpfe, Social-Media-Vorlagen und E-Mail-Signaturen sind nach Typ sortiert. Falls Ihr Team ein bestimmtes Designtool verwendet, fügen Sie bitte sowohl die bearbeitbare Quelldatei als auch eine exportierte Version bei, damit auch Personen ohne diese Software das Format nachvollziehen können.

Fotografie

Genehmigte Fotos werden nach Kampagne oder Nutzungsart sortiert. Eine kampagnenbasierte Sortierung eignet sich gut für Marken, die regelmäßig Marketingkampagnen durchführen. Eine nutzungsbasierte Sortierung, z. B. nach Personen, Produkten und Lifestyle, ist besser geeignet für Marken mit umfangreichen, stets verfügbaren Fotoarchiven.

Agenturen, die mehrere Kunden betreuen, sollten diesen gesamten Ordneraufbau für jeden Kunden auf oberster Ebene duplizieren. Der oberste Ordner dient dann als Kundenliste, und jeder Kunde verfügt über eine eigene, vollständige Ordnerstruktur.

Namenskonventionen, die tatsächlich funktionieren

Eine Ordnerstruktur allein genügt nicht. Einheitliche Dateibenennung verhindert Versionsverwechslungen und macht die Suche in Google Drive tatsächlich sinnvoll. Drive durchsucht Dateinamen, nicht den Inhalt. Das bedeutet, dass eine Datei namens „logo_final2.png“ sechs Monate nach dem Hochladen kaum noch zuverlässig zu finden ist.

Das Namensmuster

Verwenden Sie dieses Muster für jede Datei in Ihrer Marken-Asset-Bibliothek: Markenname_Asset-Typ_Farbversion_Format_Datum

Zum Beispiel: Brandy_Logo_Primary_Dark_SVG_2026.svg

Diese Konvention beantwortet alle Fragen vor dem Download: Marke, Dateityp, Variante, Farbversion, Format und Aktualität. Wenn diese Fragen allein durch den Dateinamen beantwortet werden, sinkt die Anzahl der Anfragen wie „Welches Logo soll ich verwenden?“ rapide.

Wichtige Regeln zur Durchsetzung

Verwenden Sie niemals Leerzeichen in Dateinamen. Leerzeichen verursachen Probleme, wenn Dateien außerhalb von Google Drive freigegeben, in Designanwendungen geöffnet oder im Code referenziert werden. Verwenden Sie stattdessen Bindestriche oder Unterstriche.

Geben Sie bei allen Assets, die im Laufe der Zeit aktualisiert werden, immer das Jahr an. Logos, Richtlinien und Vorlagen werden regelmäßig aktualisiert. Die Jahreszahl im Dateinamen macht sofort deutlich, welche Version aktuell ist. Verwenden Sie niemals generische Namen wie „logo_final“ oder „logo_final_FINAL_v2“, da diese nichts aussagen und genau die Versionsverwirrung hervorrufen, die Sie vermeiden möchten.

Wie kann man Konventionen etablieren?

Am effektivsten ist es, das Dokument mit den Namenskonventionen gut sichtbar zu machen. Heften Sie es oben im entsprechenden Ordner an, geben Sie ihm einen aussagekräftigen Namen wie „ZUERST LESEN: Namenskonventionen“ und verweisen Sie während der Einarbeitung jedes Teammitglieds, das Dateien hinzufügt, darauf.

Konventionen bestehen nur, wenn sie konsequent eingehalten werden. Es genügt, wenn eine Person eine Datei mit dem alten Namensmuster hochlädt, um die Verwirrung erneut auszulösen.

Berechtigungen in Google Drive verwalten

Die Verwaltung von Berechtigungen ist eine der größten Herausforderungen bei der Nutzung von Google Drive für Markenressourcen. Google Drive bietet drei Zugriffsebenen: Betrachter, Kommentator und Bearbeiter. In den meisten Fällen ist es sinnvoll, den Bearbeitungszugriff auf die Personen zu beschränken, die direkt für die Pflege der Bibliothek verantwortlich sind.

Interner Teamzugriff

Der Editorzugriff ist sinnvoll für Designer und Markenmanager, die die Asset-Bibliothek verwalten. Für alle anderen, einschließlich Marketing, Vertrieb, Management und Betrieb, ist der Betrachterzugriff ausreichend und verhindert versehentliches Löschen, Überschreiben oder unstrukturiertes Hinzufügen von Dateien, wodurch die erstellte Ordnerstruktur beschädigt wird.

Externe Anbieter und Partner

Für externe Dienstleister und Agenturpartner erstellen Sie einen separaten, freigegebenen Ordner, der ausschließlich die benötigten Assets enthält. Geben Sie Ihren übergeordneten Markenordner niemals an Dritte weiter. Dadurch wird die Offenlegungspflicht eingeschränkt und das Risiko verringert, dass vertrauliche oder noch in Bearbeitung befindliche Materialien über den vorgesehenen Empfängerkreis hinaus eingesehen oder weitergegeben werden.

Ein praktischer Ansatz ist die Einrichtung eines separaten Ordners „Externe Partner“ als kuratierte Untermenge Ihrer gesamten Bilddatenbank. Benötigt ein Dienstleister Ihr Logo, geben Sie ihm diesen Ordner anstelle der Hauptbibliothek frei. Nach Beendigung des Projekts entziehen Sie ihm den Zugriff auf diesen Ordner, ohne dass dies Auswirkungen auf andere Ordner hat.

Die Grenze des Wissens

Google Drive-Berechtigungen gelten auf Ordnerebene. Der Zugriff auf eine bestimmte Datei innerhalb eines freigegebenen Ordners lässt sich nicht einschränken, ohne für jede Berechtigungsstufe eine separate Ordnerstruktur zu erstellen. Für Teams, die Assets für viele Kunden oder mit komplexen Stakeholderstrukturen verwalten, wird dies schnell unübersichtlich. Jede neue Berechtigungsanforderung erfordert einen neuen Ordner, und die Struktur wächst schneller, als sie gepflegt werden kann.

Erkennen Sie diese Einschränkungen bereits in Ihrem Team? Brandy bietet Ihren Markenressourcen einen zentralen Ort, auf den Ihr gesamtes Team und externe Partner über einen einzigen Link zugreifen können. Kostenlos starten · Kostenloser Plan verfügbar, keine Kreditkarte erforderlich.

Wo stößt Google Drive an seine Grenzen?

Google Drive ist ein guter Ausgangspunkt. Für Teams, die eine Marke mit einem kleinen, eingespielten Team betreuen, ist die oben beschriebene Ordnerstruktur ausreichend. Viele kleine Unternehmen und Agenturen arbeiten seit Jahren so, ohne nennenswerte Probleme.

Die Probleme werden mit zunehmender Größe deutlich. Sie treten meist schleichend auf: ein allmählicher Anstieg der Asset-Anfragen, eine langsame Aushöhlung der Namenskonventionen, eine wachsende Liste externer Stakeholder mit unterschiedlichen Zugriffsbedürfnissen.

Kein Markenkontext

Eine Logodatei in Google Drive ist einfach nur eine Datei. Es gibt keine Nutzungshinweise, keine freigegebenen Farbvarianten und keine Hinweise, wann die dunkle oder die helle Version verwendet werden soll. Diese Informationen befinden sich in einem separaten Dokument, das die meisten Nutzer einmalig während des Onboardings herunterladen und danach nie wieder öffnen.

Das Ergebnis ist, dass Menschen Vermögenswerte nutzen, ohne zu wissen, ob sie diese richtig einsetzen.

Keine visuelle Organisation

Google Drive zeigt Dateien als Miniaturansichten oder Listenelemente an. Logos lassen sich nicht im visuellen Kontext darstellen, Farbmuster nicht neben Hexadezimalcodes anzeigen und Typografie nicht so wiedergeben, wie sie tatsächlich gerendert wird. Dies stellt ein praktisches Problem beim Onboarding neuer Teammitglieder dar, die die Marke visuell erfassen und nicht nur Dateien finden müssen.

Darüber hinaus entsteht ein Glaubwürdigkeitsproblem bei der Präsentation von Markenassets gegenüber Kunden, denn eine Ordnerstruktur ist kein Markenerlebnis.

Versionskontrolle ist manuell

Google Drive bietet eine Versionshistorie für einzelne Dateien, was in bestimmten Fällen hilfreich ist. Was fehlt, ist eine klare und verbindliche Möglichkeit, die jeweils aktuelle Version einer Datei zu kennzeichnen. Die meisten Teams haben daher mehrere Versionen desselben Logos in verschiedenen Ordnern verteilt, ohne dass klar erkennbar ist, welche Version verwendet werden soll.

Genau dieses Szenario führt dazu, dass Logos auf Printmaterialien noch Monate nach einer Markenauffrischung veraltet wirken.

Einen Lieferanten oder Agenturpartner auf einen Google Drive-Ordner zu verweisen, ist zwar funktional, aber unprofessionell. Der Empfänger sieht lediglich eine Liste von Dateien ohne Kontext oder Hinweise zur Verwendung. Gerade für Agenturen spiegelt die Art und Weise, wie Markenmaterialien mit Kunden geteilt werden, die Qualität ihrer Arbeit wider. Ein Google Drive-Link vermittelt dieses Qualitätsmerkmal nicht.

Keine Integration von Markenrichtlinien

Die Markenrichtlinien befinden sich in einem separaten Ordner und sind nicht mit den zugehörigen Assets verknüpft. Ein Designer, der ein Logo herunterlädt, muss die Richtlinien konsultieren, wissen, wo er sie findet und sich an deren Inhalt erinnern. In der Praxis wird diese Verknüpfung selten konsequent eingehalten, was zu Inkonsistenzen im Markenauftritt führt.

Wann sollte man auf ein spezialisiertes Marken-Asset-Management-Tool umsteigen?

Es gibt keinen einzelnen Auslöser, der Ihnen signalisiert, dass es Zeit ist, Google Drive zu verlassen. Der Wechsel wird meist durch eine Kombination von Frustrationen ausgelöst, die sich so lange aufstauen, bis die Kosten des Beibehaltens die Kosten des Wechsels übersteigen.

Sie betreuen mehr als eine Marke oder einen Kunden

Die Verwaltung mehrerer Marken in Google Drive führt zu doppelt angelegten Ordnern und einem fehlenden zentralen Überblick. Das Wechseln zwischen Kundendateien erfordert das Navigieren durch Ordnerstrukturen, und es gibt kein Dashboard, das alle Marken gleichzeitig anzeigt. Agenturen stoßen früh und immer wieder auf dieses Problem.

Externe Interessengruppen benötigen regelmäßigen Zugang

Die Verwaltung von Google Drive-Berechtigungen für Lieferanten, Partner und Kunden wird mit zunehmendem Umfang immer aufwändiger. Jede neue externe Beziehung bedeutet eine weitere Berechtigungskonfiguration, einen weiteren freigegebenen Ordner und eine weitere Person, die möglicherweise auf die von Ihnen vorgesehenen Daten zugreift.

Markenkonsistenz ist ein wiederkehrendes Problem

Wenn trotz Ihrer Bemühungen, Google Drive aktuell zu halten, immer wieder veraltete Logos, falsche Farben oder nicht markenkonforme Materialien auftauchen, liegt das Problem in der Regel an der Auffindbarkeit und dem Zugriff, den Google Drive nicht beheben kann. Nutzer verwenden die falschen Assets, weil sie die richtigen nicht sicher identifizieren können.

Einen Google Drive-Link an einen neuen Agenturpartner oder einen neuen Mitarbeiter zu senden, ist nicht dasselbe, wie ihnen Zugang zu einem strukturierten, visuellen Markenraum zu gewähren. Ein Drive-Link bedeutet: „Hier sind ein paar Dateien.“ Ein professioneller Markenraum hingegen sagt: „Hier ist unsere Marke, klar und vollständig präsentiert.“

Ihr Team wächst

Je mehr Personen Zugriff auf Markenressourcen benötigen, desto wichtiger wird ein System mit klaren Berechtigungen, übersichtlicher visueller Struktur und integriertem Markenkontext. Das Onboarding wird deutlich beschleunigt, wenn neue Teammitglieder selbstständig in einem Markenportal navigieren können, anstatt auf die Hilfe anderer angewiesen zu sein.

Sie arbeiten mit mehreren Agenturkunden zusammen

Agenturen, die mehrere Kundenmarken betreuen, benötigen mehr als ein einfaches Ordnersystem. Sie brauchen eine Plattform, die verschiedene Markenumgebungen, kundenorientierte Präsentationen und einen effizienten Account-Wechsel ermöglicht – alles zentral von einem Ort aus. Markenmanagement für Agenturen erfordert daher spezielle Tools, die auf diesen Workflow abgestimmt sind.

Wie sieht ein spezialisiertes Tool zur Markenverwaltung aus?

Der Unterschied zwischen Google Drive und einer spezialisierten für Marken-Asset-Management liegt nicht primär in der Speicherung oder Organisation. Es geht vielmehr um Kontext, Präsentation und die Benutzererfahrung.

Brandy ist eine Plattform für das Marken-Asset-Management, die speziell für die Probleme entwickelt wurde, die Google Drive nicht lösen kann.

Ein Markenraum, eine Verbindung

Jede Marke in Brandy erhält einen eigenen Markenbereich: eine visuelle, strukturierte Umgebung, in der Logos mit allen Varianten und Downloadoptionen angezeigt werden, Farben als Farbmuster mit Hex- und RGB-Codes dargestellt werden und Typografie im Kontext der tatsächlichen Schriftarten so gerendert wird, wie sie im Einsatz erscheinen würden. Richtlinien sind direkt in die zugehörigen Assets integriert.

Der Markenbereich verfügt über eine öffentliche URL. Das Teilen von Markenmaterialien bedeutet, dass nur ein Link versendet wird. Externe Stakeholder sehen genau das, was Sie ihnen zeigen möchten – in einer Präsentation, die Ihre Marke widerspiegelt, und nicht in einem Ordner.

Für Agenturen entwickelt

Für Agenturen bietet Brandy unbegrenzte Markenbereiche. Jeder Kunde verfügt über seine eigene, dedizierte Umgebung, die über ein zentrales Dashboard zugänglich ist. Berechtigungen werden auf Ebene des jeweiligen Markenbereichs verwaltet, der Wechsel zwischen Kunden erfolgt verzögerungsfrei, und es besteht kein Risiko, dass ein Kunde die Assets eines anderen einsehen kann.

Der kostenlose Plan beinhaltet grundlegende Funktionen zur Markenverwaltung und die vollständige der Markenrichtlinien , was für die meisten kleinen Teams ausreicht, um kostenlos loszulegen.

Was ändert sich nach der Einrichtung?

Teammitglieder erhalten keine Anfragen mehr nach Logodateien. Neue Mitarbeiter finden Markenmaterialien selbstständig am ersten Arbeitstag. Agenturpartner erhalten einen Markenlink anstelle eines Ordners, wodurch die Marke, mit der sie arbeiten, sofort erkennbar ist.

Veraltete Dokumente zirkulieren nicht mehr, weil es nur noch eine maßgebliche Quelle gibt, die jeder kennt und nutzen kann.

Schlussbetrachtung

Google Drive ist ein praktischer Ausgangspunkt für die Verwaltung von Marken-Assets. Mit der richtigen Ordnerstruktur, passenden Namenskonventionen und korrekten Berechtigungen kann es einem kleinen Team über einen längeren Zeitraum gute Dienste leisten.

Es wurde jedoch nicht für Markenmanagement entwickelt. Markenmanagement erfordert visuelle Präsentation, kontextbezogene Anleitungen, professionellen Austausch und ein System, das skalierbar ist, ohne den Verwaltungsaufwand zu erhöhen. Mit dem Wachstum Ihres Teams, der Zunahme Ihres Kundenstamms und der steigenden Komplexität Ihrer Markenrichtlinien entstehen durch Google Drive Reibungsverluste, die ein spezialisiertes Tool beseitigt.

Brandy wurde speziell für diesen Übergang entwickelt. Es übernimmt die Dateiverwaltungsfunktionen von Google Drive und ergänzt sie um alles, was für ein effektives Markenmanagement notwendig ist: visuellen Kontext, Nutzungshinweise, professionelle Präsentation und eine Berechtigungsstruktur, die sicherstellt, dass die richtigen Assets für jeden, der sie benötigt, die optimale Wahl sind.

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Weiterführende Informationen: Brandy vs. Google Drive für einen vollständigen Vergleich der Funktionen zur Markenverwaltung.