Utilizzo di SharePoint per la gestione delle risorse del marchio: cosa funziona e cosa no

SharePoint è una delle piattaforme più diffuse nelle aziende. Se la tua azienda utilizza Microsoft 365, SharePoint è già parte integrante del tuo ambiente. Gestisce intranet, raccolte documenti, wiki e strumenti di collaborazione per i team. Per i team IT, rappresenta una piattaforma flessibile e potente.

Per i team che si occupano del marchio, la situazione è diversa.

Questo articolo analizza cosa SharePoint può realisticamente fare per la gestione degli asset di branding , dove invece presenta delle lacune e quali alternative utilizzano i team aziendali dedicati al branding.

Cosa può fare SharePoint per la gestione del patrimonio di marca

SharePoint possiede diverse funzionalità che lo rendono un valido punto di partenza per la gestione del marchio in organizzazioni che utilizzano prevalentemente prodotti Microsoft. Comprendere i suoi punti di forza è fondamentale prima di analizzarne i limiti.

Le librerie di documenti gestiscono le funzioni di base

La raccolta documenti di SharePoint supporta tutti i principali formati di file, la cronologia delle versioni e l'etichettatura dei metadati. Per un archivio di base di risorse aziendali, che includa loghi, font e modelli, una raccolta documenti ben strutturata è funzionale. I file vengono archiviati in modo sicuro, sono accessibili a tutta l'organizzazione e la gestione delle versioni è automatica.

Per i team che necessitano solo di un sistema di archiviazione file organizzato all'interno del proprio ambiente Microsoft 365, questa rappresenta una base di partenza valida.

Le autorizzazioni sono davvero granulari

SharePoint consente ai team IT di configurare controlli di accesso dettagliati a livello di sito, raccolta, cartella e file. Per le organizzazioni con requisiti di governance complessi, questa flessibilità è davvero utile. Diversi reparti, regioni e soggetti esterni possono ottenere un accesso con ambito preciso se un amministratore di SharePoint lo configura correttamente.

Questa è una delle funzionalità più potenti di SharePoint e il motivo principale per cui i reparti IT aziendali lo raccomandano per l'archiviazione di risorse sensibili.

L'integrazione con Microsoft 365 è perfetta

Se il tuo team utilizza Teams, Outlook e le applicazioni di Office, avere le risorse del brand accessibili all'interno dello stesso ecosistema riduce la necessità di passare da uno strumento all'altro. I file archiviati in SharePoint vengono visualizzati nei canali di Teams, si allegano direttamente in Outlook senza bisogno di scaricarli e si aprono istantaneamente nelle applicazioni di Office.
Per le organizzazioni che investono molto nell'ecosistema Microsoft, questa integrazione ha un reale valore pratico.

La ricerca funziona correttamente quando viene mantenuto il tag

La funzione di ricerca di SharePoint indicizza metadati e contenuti, consentendo ai team di trovare risorse tramite parole chiave, a condizione che mantengano pratiche di tagging coerenti. Per le organizzazioni che dispongono di un amministratore di SharePoint che applica gli standard dei metadati, la ricerca può individuare rapidamente la risorsa desiderata.

Si tratta di funzionalità concrete. Per le organizzazioni che già dispongono di un esperto SharePoint che gestisce l'ambiente, la creazione di una libreria di risorse del marchio rappresenta un'opzione valida nel breve termine.

In quali ambiti SharePoint si rivela inadeguato per i team di branding?

I limiti emergono chiaramente quando i team di branding tentano di utilizzare SharePoint in modo indipendente, senza il supporto del reparto IT. Ciascun limite è gestibile singolarmente. Insieme, creano un sistema che richiede un costante intervento del reparto IT per funzionare correttamente ai fini della gestione del brand.

La configurazione richiede il coinvolgimento del reparto IT

Creare una libreria di brand ben strutturata in SharePoint significa configurare le raccolte documenti, impostare le colonne di metadati, gestire i livelli di autorizzazione e spesso scrivere flussi Power Automate per le notifiche e i processi di approvazione. Nessuna di queste operazioni è alla portata di un tipico brand manager senza l'assistenza del reparto IT.

Il risultato è che i team di brand dipendono dall'IT fin dal primo giorno. Ogni modifica strutturale, ogni nuova cartella cliente, ogni requisito di autorizzazione aggiornato passa attraverso una coda IT. Nelle grandi organizzazioni, questa coda ha un tempo di attesa misurato in giorni.

Non è presente alcuna rappresentazione visiva del marchio

SharePoint visualizza i file come elementi di elenco o semplici miniature. Non è possibile mostrare i loghi nel loro contesto visivo, visualizzare i campioni di colore insieme ai relativi codici esadecimali e RGB, o presentare la tipografia così come viene effettivamente renderizzata. Gli elementi grafici del marchio in SharePoint vengono visualizzati come file perché SharePoint li tratta come tali.

Questo crea un vero problema per l'inserimento dei nuovi dipendenti. Un nuovo designer che si unisce al team, un'agenzia che riceve un brief sul marchio di un cliente o un partner che ha bisogno di comprendere le regole di utilizzo del marchio non possono ottenere queste informazioni da una raccolta di SharePoint. Si ritrovano con una cartella di file senza alcun contesto.

La condivisione esterna è una questione di IT e sicurezza

Consentire a un fornitore o a un'agenzia partner di accedere alle risorse del marchio in SharePoint richiede la creazione di un account guest o la condivisione di un link pubblico. Entrambe le soluzioni in genere richiedono l'approvazione del reparto IT e spesso sono in conflitto con le politiche aziendali che limitano l'accesso esterno per motivi di sicurezza.

Per le grandi aziende, questo significa che un brand manager non può condividere autonomamente le risorse con una nuova agenzia senza aprire un ticket di assistenza. Nel tempo necessario per attivare l'accesso degli ospiti, le campagne si bloccano e i partner lavorano con file obsoleti già in loro possesso.

Le linee guida del marchio sono scollegate dagli asset

Il documento con le linee guida del tuo marchio si trova in un file separato, in una cartella, non collegato alle risorse che disciplina. Un designer che scarica un logo da SharePoint non ha accesso diretto alle regole che ne regolano l'utilizzo. Il collegamento tra la risorsa e le linee guida esiste solo se la persona sa già di doverlo cercare.

In pratica, la maggior parte delle persone non ci fa caso. Le risorse vengono utilizzate senza contesto, e ne consegue un'incoerenza del marchio.

La manutenzione dipende dai tempi di risposta IT

Quando qualcosa si rompe, è necessario aggiornare le autorizzazioni o si richiede una nuova struttura per la libreria, i team del brand dipendono completamente dai tempi di risposta dell'IT. Nelle grandi organizzazioni, questo si traduce in ticket, code e ritardi che non hanno nulla a che fare con il lavoro di branding, ma dipendono interamente dalla capacità dell'IT.

I brand manager si ritrovano a gestire sia le proprie responsabilità relative al marchio sia una lunga serie di richieste IT per mantenere il sistema funzionante.

Il costo reale della gestione del marchio in SharePoint

Il costo nascosto di SharePoint come strumento di gestione del marchio è il continuo consumo di tempo da parte del reparto IT e di attenzione da parte del responsabile del marchio per attività che non dovrebbero richiederne alcuno.

Il costo del tempo IT

Ogni modifica alla configurazione, aggiornamento delle autorizzazioni, richiesta di accesso esterno e modifica strutturale richiede una persona con competenze di amministrazione di SharePoint. Per le grandi organizzazioni con amministratori SharePoint dedicati, questo costo viene assorbito dalle operazioni IT esistenti, ma rimane comunque un costo. Per le organizzazioni di medie dimensioni, significa che i responsabili del marchio devono attendere l'intervento dell'IT per attività che dovrebbero richiedere pochi minuti e che spesso si protraggono per giorni.

Il costo della coerenza del marchio

Spesso gli stakeholder esterni hanno difficoltà a navigare nelle librerie di SharePoint, quindi chiedono a qualcuno di inviare il file via e-mail. Il file potrebbe essere obsoleto o contenere la versione errata, il che porta i team a produrre materiali non conformi all'immagine aziendale con risorse non corrette prima che qualcuno si accorga dell'errore.

Il costo della ristampa, il costo della correzione delle risorse digitali in circolazione e il costo reputazionale derivante da una presentazione del marchio incoerente sono tutti costi reali che le limitazioni strutturali di SharePoint rendono più probabili.

Quali cambiamenti si verificano in uno strumento progettato per uno scopo specifico?

Una piattaforma di gestione degli asset di marca, creata appositamente per la governance del marchio, elimina questi costi alla fonte. I brand manager controllano il proprio ambiente senza il coinvolgimento del reparto IT. La condivisione esterna avviene tramite URL, non tramite ticket. Gli asset sono organizzati visivamente con il relativo contesto, anziché essere dispersi in gerarchie di cartelle che richiedono una mappa per essere esplorate.

Il tempo che i brand manager dedicano alla gestione di SharePoint è tempo che non dedicano al lavoro di branding.

Gestione del marchio SharePoint per la pubblica amministrazione

SharePoint è profondamente integrato negli ambienti governativi statunitensi. Il Dipartimento della Difesa, l'Esercito, la Marina, l'Aeronautica e le agenzie federali civili utilizzano tutti Microsoft 365 e SharePoint è un componente standard di tale ambiente. La gestione dell'immagine del governo deve affrontare tutte le limitazioni sopra descritte, aggravate da fattori specifici del settore pubblico.

La sfida specifica per il governo

I team governativi che si occupano della gestione del marchio si trovano ad affrontare le stesse limitazioni strutturali delle organizzazioni commerciali, ma con requisiti di sicurezza più stringenti e cicli di approvvigionamento e modifica IT significativamente più lunghi. Una modifica strutturale che richiede una settimana in un ambiente SharePoint commerciale può richiederne mesi in un ambiente governativo.

La condivisione esterna con appaltatori, partner di comunicazione e fornitori di servizi per le relazioni pubbliche è particolarmente limitata. La concessione dell'accesso guest in un tenant governativo di Microsoft 365 prevede verifiche di sicurezza che possono estendere i tempi da giorni a settimane.

Brandy tramite Carahsoft

Brandy è disponibile tramite Carahsoft, il distributore IT di fiducia del governo statunitense. Ciò significa che i team governativi responsabili del marchio possono acquistare Brandy attraverso i canali di acquisto governativi esistenti, con la conformità e le strutture di approvvigionamento richieste per gli acquisti governativi. Il processo non richiede un nuovo rapporto con il fornitore o un percorso di approvvigionamento separato.

Per gli enti governativi che desiderano modernizzare la gestione del marchio senza sostituire l'ambiente Microsoft 365, Brandy si propone come un livello dedicato alla gestione del marchio che affianca SharePoint anziché sostituirlo. SharePoint continua a gestire la gestione dei documenti e la collaborazione interna, mentre Brandy si occupa della specifica funzionalità di gestione del marchio per cui è stato progettato.

Cosa usano invece i team di brand aziendali?

I team aziendali che si occupano del branding e che decidono di passare da SharePoint a soluzioni alternative per la gestione del marchio, in genere seguono uno di questi due percorsi. Comprendere entrambi è fondamentale per scegliere la soluzione più adatta alle esigenze specifiche di ogni organizzazione.

Piattaforme DAM aziendali complete

Le piattaforme DAM aziendali complete come Bynder, Canto e Brandfolder sono progettate per le grandi organizzazioni che gestiscono migliaia di risorse in flussi di lavoro complessi e multi-team. Offrono una gestione avanzata dei metadati, tracciamento dei diritti e delle licenze, automazione dei flussi di lavoro e integrazioni con l'intera suite di tecnologie creative e di marketing.

Sono potenti e il loro prezzo è commisurato alla qualità. I ​​contratti DAM aziendali partono in genere da diverse centinaia di dollari al mese e aumentano significativamente in base allo spazio di archiviazione, agli utenti e alle funzionalità. L'implementazione si misura in mesi, non in ore, e in genere richiede una gestione del progetto dedicata.

Per le organizzazioni che gestiscono migliaia di risorse di brand e marketing in team globali con requisiti di governance complessi, tale investimento è giustificato. Per le organizzazioni che necessitano principalmente di archiviare, organizzare e condividere risorse relative all'identità del marchio, la piattaforma offre più di quanto necessario.

Brandy: Gestione del marchio mirata

Brandy offre servizi di gestione del marchio e governance aziendale in white label, senza la complessità o i costi di una piattaforma DAM completa. È una soluzione di gestione degli asset di marca progettata specificamente per agenzie, team aziendali in crescita e organizzazioni che necessitano di una governance efficace senza dover affrontare un progetto di implementazione di sei mesi.

I piani Enterprise includono spazi brand illimitati, controllo degli accessi basato sui ruoli, conformità, integrazione SSO e funzionalità white-label per le agenzie che gestiscono i brand dei clienti con la propria identità.

La principale differenza operativa rispetto a SharePoint è che i team di brand possiedono e gestiscono Brandy in autonomia. Non è richiesto alcun intervento del reparto IT per creare uno spazio brand, caricare risorse, impostare autorizzazioni o condividere con partner esterni. Ogni attività che in SharePoint richiede l'apertura di un ticket IT, in Brandy si risolve in pochi minuti.

Come effettuare la transizione da SharePoint a Brandy?

Il passaggio delle risorse del marchio da SharePoint a Brandy non richiede un progetto di migrazione completo né una data di passaggio definitiva. La maggior parte dei team utilizza entrambe le piattaforme in parallelo durante la transizione, riducendo al minimo le interruzioni del lavoro.

Passaggio 1: Costruisci il tuo spazio di brand

Inizia creando il tuo spazio brand su Brandy e caricando le risorse principali del tuo marchio: loghi in tutti i formati, riferimenti cromatici con valori completi, file tipografici e il documento con le linee guida del tuo marchio. Per un singolo marchio, in genere ci vuole meno di un'ora. Lo spazio brand è immediatamente condivisibile tramite URL una volta caricate le risorse.

Passaggio 2: Impostare la condivisione esterna come prima opzione

Condividete l'URL dello spazio brand di Brandy con gli stakeholder interni e i principali partner esterni. Agenzie, fornitori e appaltatori che in precedenza richiedevano risorse tramite SharePoint o e-mail ora dispongono di un link permanente e self-service. Man mano che gli utenti inizieranno a utilizzare l'URL di Brandy per le richieste di risorse del brand, il traffico verso la libreria di SharePoint diminuirà naturalmente senza la necessità di una dismissione formale.

Passaggio 3: migrare i marchi uno alla volta

Per le agenzie che gestiscono più marchi clienti in SharePoint, gli spazi marchio illimitati di Brandy consentono la migrazione cliente per cliente, al ritmo più adatto alle tempistiche dei progetti in corso. Non è necessario migrare tutti i marchi contemporaneamente e le relazioni con i clienti rimangono inalterate per i marchi non ancora migrati.

Supporto per l'onboarding aziendale

I clienti aziendali ricevono un supporto di onboarding personalizzato durante tutta la transizione. Il team di Brandy collabora direttamente con i brand manager per strutturare gli spazi del marchio, configurare le autorizzazioni e impostare l'ambiente in modo da soddisfare i requisiti di governance dell'organizzazione prima di qualsiasi migrazione formale da SharePoint.

Considerazioni finali

SharePoint può essere una soluzione valida per la gestione del patrimonio aziendale in organizzazioni che dispongono già di un'infrastruttura IT adeguata. Per queste organizzazioni, rappresenta un punto di partenza ragionevole e una scelta giustificabile, considerando gli investimenti già effettuati da Microsoft.

Ma non era stato concepito per la gestione del marchio. La complessità della configurazione, le difficoltà di condivisione esterna e l'assenza di una presentazione visiva del marchio creano costi continui per i team di marketing, costi che uno strumento progettato appositamente elimina fin dal primo giorno.

Brandy è disponibile per i team aziendali tramite abbonamento diretto e per i team governativi tramite Carahsoft. Inizia con uno spazio brand gratuito e confrontalo con la soluzione che il tuo team utilizza attualmente in SharePoint.

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Lettura correlata: Brandy vs SharePoint per un confronto completo delle funzionalità.